Le “aree di frontiera”

Le soluzioni che rientrano in questa parte dell’offerta di LYS si basano su un mix di competenze di processo e di competenze tecnologiche, che acquisiscono valore reale solo dalla reciproca compenetrazione. Queste soluzioni possono essere basate su una combinazione, di volta in volta diversa, di:
	componenti di prodotto, laddove esista già un elemento software consolidato a livello di prodotto (di LYS o di terzi) che risponda in tutto o in parte a quel preciso fabbisogno;
	componenti progettuali, se l’elemento software in grado di rispondere a quel fabbisogno presuppone uno sviluppo custom;
	componenti di servizio, a volte necessarie per l’integrazione della soluzione con l’ERP, o per ottimizzare il match fra la soluzione e i processi della singola azienda, altre volte costituenti tutta la soluzione o parte di essa, in una logica vicina all’application service providing;
Mobile For Business
Grazie alle nuove tecnologie e’ possibile ora usare nuovi devices quali telefoni cellulari e smartphones come terminali interattivi di un sistema ERP, permettendo ad utenti “mobili” di gestire “on line” funzioni o processi. I vantaggi di queste tecnologie sono molteplici:
	evitare ridondanza di input, ed errori conseguenti;
	ottenere una situazione costantemente “in tempo reale”;
	attenuare la resistenza di alcuni utenti all’aproccio a devices “tecnologiche”;
	abbassare il livello di investimento.
Dal punto di vista architetturale questi sistemi prevedono una componente (con il relativo DB) sul device, ed una connessione GPRS o UMTS verso un webserver su cui applicazioni web dialogano con il sistema ERP. Il ruolo di LYS e’ molteplice, dalla analisi, allo sviluppo delle componenti sul devices, allo sviluppo delle componenti WEB, alla integrazione con il sistema ERP. Alcune applicazioni già disponibili:
	SFA per gli agenti: situazione clienti, situazione articoli, listini, immissione ordini;
	WFA per i tecnici di assistenza: visualizzazione della disponibilità di prodotti/spare parts, input delle attività svolte, visualizzazione della situazione del cliente e delle commesse relative;
	TRC per operatori “on field”: input controllato del report delle attività svolte con invio al sistema centrale.
Business Intelligence
Un’area, questa, dalla nutrita frequentazione: ma ciò che rende riconoscibile la posizione di LYS è l’approccio “laico” e “indipendente” al problema, il fatto cioè di poter scegliere a diversi livelli gli strumenti che meglio rispondono al fabbisogno dell’azienda. Se è chiaro che non si può ottenere una balanced scorecard aziendale con un generico strumento di reporting, così come è inutile costruire un cubo OLAP per ottenere un report sulle provvigioni, è allora importante definire una gamma di strumenti che possano ottimizzare il rapporto costo/benefici, e magari disegnare a livello consulenziale una sequenza di step che possano condurre al risultato desiderato nella decifrazione dell’universo complesso dei dati aziendali. Nella nozione di “business intelligence” rientrano infatti svariate tipologie di strumenti, ognuna idonea a rispondere a un certo livello di domanda:
	motori di reporting dedicati: integrati all’interno delle varie piattaforme ERP, consentono una visibilità dell’informazione contenuta nell’ERP in modo relativamente indipendente dalla struttura logica della base dati;
	motori di reporting general purpose: strumenti a basso costo di licencing, indipendenti dalla piattaforma ERP, possono pero’ svolgere funzioni avanzate di ricerca, navigazione, analisi dati;
	sistemi di trasformazione dati: permettono di trasformare la struttura logica in cui è inserito il dato, attribuendo al dato stesso relazioni non presenti nel contesto di input originario del dato; tipicamente sono alla base delle funzionalità di “controllo di gestione” delle piattaforme ERP, e necessitano comunque di un sistema di reporting a valle;
	motori di datawarehousing: trasformano le basi dati OLTP, anche eterogenee, in cubi OLAP, predisposti per analisi multidimensionali;
	motori inferenziali: strumenti sofisticati in grado di rivelare significatività e relazioni non predeterminate dall’analisi di enormi basi di dati.
Per ognuno di questi livelli esistono strumenti che meglio si attagliano ad una particolare situazione/esigenza: il valore aggiunto di LYS è nell’approccio consulenziale, che può definire il livello del fabbisogno ed individuare lo strumento ottimale, realizzando la “soluzione”, ma può anche giungere a disegnare una strategia complessa, articolata in step successivi, ognuno caratterizzato da risultati misurabili.
Extended Documents Management
I livelli di efficienza raggiunti dalle piattaforme ERP, così come la quantità di documenti che esse riescono a generare o da cui sono alimentate, pongono in ancor maggiore evidenza aspetti di processo che sono a monte o a valle dell’area coperta dall’ERP, e che possono rappresentare “anelli deboli” nella catena della ricerca dei cost savings. In particolare questo appare rilevante in tre casi:
	l’acquisizione delle fatture passive;
	la distribuzione dei documenti;
	l’archiviazione dei documenti stessi.
L’ acquisizione delle fatture
Nel caso delle fatture passive, a seconda delle situazioni aziendali, possono diventare fattori critici vari aspetti del flusso connesso al trattamento: in alcuni casi è ritenuto particolarmente importante l’aspetto legato all’archiviazione, in altri casi invece gli aspetti approvativi sono fondamentali. In tutti i casi poi, quando il numero dei documenti da trattare è di dimensioni elevate, la fase di inputazione contabile e la sua riduzione può essere di rilevante importanza dal punto di vista dei cost savings. Le nostre componenti EDM consentono agevolmente di snellire in modo sostanziale questi flussi: è possibile inoltrare il documento elettronicamente, inviarlo al destinatario, gestire flussi di approvazione con stati diversi, tracciare il documento in ogni punto del flusso, gestire in modo agevole ritorni di informazioni sul sistema ERP. In questo contesto i benefici sono derivati da:
	archiviazione e dunque ricerca successiva
	riduzione di spazio
	maggiore qualità del processo
	automatizzazione del flusso di approvazione (si tratta della parte di flusso che può portare il maggiore valore aggiunto).
Questo in una situazione in cui la fase di contabilizzazione (legata alla inputazione dei dati sul sistema ERP) e quella di inoltro per approvazione sono ancora svolte manualmente, nel senso che:
	la contabilizzazione viene effettuata manualmente inputando i dati
	gli inoltri sono effettuati da un operatore che provvede alle fasi di cambio stato/destinatario.
Mediante l’uso di ulteriori componenti EDM ed in particolare di Readsoft Invoices, modulo per il trattamento automatico dei documenti mediante OCR, è possibile automatizzare anche queste fasi.
La distribuzione dei documenti
I sistemi ERP emettono spool di tipo tradizionale oppure reports in formati vari (anche attraverso strumenti appropriati di reporting). I documenti in uscita sono destinati a una pluralità di soggetti diversi, spesso interessati o abilitati solo a una parte del report o dello spool. Questo genera una serie di problematiche da non sottovalutare:
	lo spool comprende tutti i documenti che devono essere spezzati ed inviati ai singoli destinatari
	i destinatari vorrebbero avere mezzi di lettura più agevoli, quali file Excel, PDF ...
	alcuni destinatari prediligono il fax, altri la mail, altri vorrebbero usare una tecnica pull ed accedere ad un WEB server da cui attingere i documenti in maniera autonoma.
Le componenti FDS sono state create specificatamente per soddisfare queste esigenze. Si tratta di strumenti a tecnologia avanzata che consentono di acquisire documenti emessi da sistemi ERP e legacy in vari formati, di splittarli in funzione di regole, di definire il modo con cui i documenti stessi devono raggiungere i destinatari, di generare N files di distribuzione e di attivare diverse modalità di delivery tramite un sistema semplice ed economico. Grazie anche alla nuova normativa che consente di inviare fatture via PDF, questo strumento puo’ produrre savings di costi notevoli per chi attualmente spedisce i documenti in forma cartacea. Fra le diverse modalità di invio è importante segnalare anche la possibilità di inoltrare i documenti anche via Postel/MPX (la nuova piattaforma di Postel che prevede l’invio di documenti in formato PDF-XML). Parimenti, grazie alla partnership con InfoCamere, è anche possibile utilizzare la firma digitale, che ha lo stesso valore legale di una tradizionale firma apposta su carta, o addirittura ricorrere al servizio Legalmail, che permette l’invio di posta elettronica certificata secondo le indicazioni del Testo Unico sulla documentazione amministrativa, seguendo le linee guida del Centro Tecnico presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri.
L’archiviazione sostitutiva
L’archiviazione ottica può non essere di per sé un elemento sufficiente per variare sostanzialmente i flussi di trattamento dei documenti. Se però l’archiviazione diventa di fatto un sottoprodotto di altri flussi, e quindi viene affiancata ad un processo di approvazione on line o ancora meglio ad un processo di acquisizione automatica, può divenire molto interessante. Più interessante ancora è la situazione che si è venuta a creare con la nuova norma del 23 gennaio 2004, per cui e’ possibile archiviare legalmente su supporti ottici i documenti di vario genere (dai documenti passivi ai registri bollati, alle fatture attive) . In questo contesto, sempre attraverso una partnership con InfoCamere che fornisce un servizio in ASP, e’ possibile dal sistema di archiviazione attivare la conservazione sostitutiva mediante la chiamata di un webservice di Infocamere che acquisisce via URL i documenti da archiviare, li marca e firma in modo opportuno e li custodisce nel caveau di Padova, per renderli poi disponibili all’occorrenza.